Vier jaar na de implementatie van het warehouse management systeem SattStore vond Telstar Trading het tijd worden voor een nieuwe optimalisatieslag. Alleen implementatie van voicepicking was voor het dochterbedrijf van ANWB niet voldoende. Samen met WMS-leverancier Consafe Logistics ontwikkelde Telstar een pickstrategie die leidde tot een flinke productiviteitsstijging.
Telstar Trading is groot geworden met de kledinglijn Human Nature. De outdoor kleding van deze Harderwijkse handelsmaatschappij ligt niet alleen in de 130 Nederlandse ANWB- en gecombineerde ANWB/VVV-winkels, maar inmiddels ook in winkels van zusterorganisaties als Touring in België en ADAC in Duitsland. Dat succes smaakt naar meer, reden waarom Telstar – inmiddels een volledige dochteronderneming van ANWB - twee nieuwe kledinglijnen heeft opgezet. De eerste is ResQ, dat is opgezet in samenwerking met de Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij (KNRM). De tweede kledinglijn heet Pin High Clothing, genoemd naar de andere ANWB-dochter Pin High Golftravel die golfreizen in binnen- en buitenland organiseert.
Kortom: Telstar Trading is de afgelopen jaren hard gegroeid, en is van plan dat de komende jaren te blijven doen. In 2007 is daarop al geanticipeerd door het bestaande distributiecentrum in Harderwijk tweeënhalf keer zo groot te maken. Vanuit dit dc worden nu 250 winkels in Nederland, België en Duitsland beleverd en worden de orders van de webwinkel afgehandeld. Het pand van 14.000 vierkante meter biedt sindsdien plaats aan 8000 picklocaties en 10.000 bulklocaties. Vrijetijdskleding is slechts één van de vier productcategorieën die in de stellingen ligt. De andere categorieën bestaan uit reis- en vrijetijdsdocumenten, special products zoals reis- en mobiliteitsartikelen en natuurlijk de kaarten, boeken en reisgidsen. "Dankzij die verschillende productcategorieën hebben we een hele veelzijdige logistiek", vertelt ICT-manager Michael Verhagen van Telstar Trading. "Kleding vergt een heel andere pickstrategie dan de kaarten, boeken en gidsen. Dat geldt ook voor de waardedocumenten, waarvoor we bijvoorbeeld de serienummers moeten registreren." In het dc bevinden zich dan ook verschillende orderpickgebieden, van palletstellingen tot legbordstellingen.
Multisite warehousing
Een andere maatregel om de groei te managen was de aanschaf van een nieuw warehouse management systeem in 2005. De keuze viel op het systeem SattStore van Consafe Logistics, een organisatie die qua cultuur goed bij Telstar paste. Ook qua functionaliteit sprong dit systeem er bovenuit. "Voor al die verschillende productcategorieën kon Consafe bijna volledig standaard oplossingen bieden. Doorslaggevend was misschien wel de ondersteuning van multisite warehousing. We hebben de selectie samen gedaan met het dc dat ANWB toen nog had in Voorschoten. We wilden die investering graag delen. We vormen tenslotte met ons allen de ANWB, dan is het onzin om voor beide dc’s een apart traject op te starten", vertelt Verhagen, die eraan toevoegt dat ANWB in 2005 al voorzichtige plannen had om de operaties in Voorschoten en Harderwijk met elkaar te integreren. Als beide dc’s dan exact hetzelfde WMS implementeren, zou integratie een stuk eenvoudiger worden.
De implementatie van SattStore was voor Telstar Trading een gigantische stap voorwaarts. "Daarvoor hadden we geen WMS, maar van het centrale ERP-systeem van de ANWB. De hoeveelheid handwerk was zo groot en de voorraadbetrouwbaarheid zo laag, dat we wel moesten overstappen op een WMS", vertelt Verhagen. Als voorbeeld noemt hij de replenishment van picklocaties. Vroeger moest een orderpicker een briefje ophangen aan een haakje naast de picklocatie als die moest worden aangevuld. Heftruckchauffeurs reden voortdurend rond om te kijken waar een briefje hing. "We groeiden op dat moment zo hard, onder meer door de komst van de ADAC-winkels en de groei van de webwinkel, dat we het met de toenmalige middelen niet lang hadden kunnen uitzingen."
Over de resultaten van de implementatie waren ANWB en Telstar meer dan tevreden. Dankzij SattStore steeg zowel de productiviteit, de voorraadbetrouwbaarheid en dus ook de leverbetrouwbaarheid. Toen in 2007 werd besloten om de operatie uit Voorschoten daadwerkelijk over te hevelen naar Harderwijk, speelde het WMS een belangrijke rol. De hele verhuizing werd ondersteund met handterminals van Consafe Logistics. Aan het WMS hoefde dankzij de multisite implementatie in 2005 nagenoeg niets veranderd te worden. De voorraad hoefde enkel overgeboekt te worden naar een andere locatie, meer niet.
Voicepicking zonder middleware
Ook na de uitbreiding van het dc in 2007 bleef Telstar groeien. Het gevolg was dat de ANWB-dochter genoodzaakt was om nieuwe optimalisatiemogelijkheden voor het warehouse te onderzoeken. In het dc waar ook na implementatie van SattStore nog met papieren picklijsten werd gewerkt, stond voicepicking bovenaan het verlanglijstje. Dankzij voicepicking zou Telstar realtime kunnen gaan werken. "Als één van onze orderpickers een picklijst met tweehonderd orderregels kreeg, kon het drie uur duren voordat de voorraad was afgeboekt. Dat betekende dat het drie uur zou kunnen duren voordat zichtbaar werd dan een locatie was leeg gepickt. Met voicepicking zouden we van die wachttijden af zijn", aldus Verhagen, die barcodescanning niet zag zitten. "Dankzij die lompe handterminals heb je je handen niet vrij. Dat vonden wij een groot bezwaar."
Na gesprekken over voicepicking met drie specialisten in automatische identificatie werd Telstar alleen maar enthousiaster. De verwachtingen over de mogelijke prestatieverbeteringen werden nog hoger na demonstraties en referentiebezoeken van de drie specialisten. Verhagen: "We twijfelden of de gebruikers deze pickmethode met zo’n headset op het hoofd wel zagen zitten, maar omdat we ze vroegtijdig bij het project hebben betrokken waren ook die enthousiast."
Op dat moment bleek dat ook Consafe de technologie voor voicepicking kon leveren. In Denemarken had de WMS-leverancier bij levensmiddelenfabrikant Arla Foods een implementatie van voicepicking met succes afgerond. De technologie van Consafe had als voordeel dat Telstar geen apart middleware-systeem nodig had. Middleware is een extra softwarelaag die de drie eerder geraadpleegde specialisten in automatische identificatie hadden moeten implementeren om het WMS te kunnen laten praten met de headsets. "Zo’n extra softwarelaag maakt het project een stuk lastiger", stelt Verhagen. Consafe’s oplossing voor voicepicking was binnen SattStore als een volledig geïntegreerde module verkrijgbaar.
Batchpicken met kleur
Telstar heeft de implementatie van voicepicking aangegrepen om de processen in het warehouse nog eens flink onder de loep te nemen. Dat leidde tot flinke wijzigingen in de orderpickstrategieën. De belangrijkste wijziging is de overstap op batchpicking. Voorheen liepen de medewerkers voor één klant het hele magazijn door. Nu picken ze voor vier klanten tegelijk. Telstar heeft daarvoor karren aangeschaft waar vier kunststof bakken in passen.
Het pickproces start bij één van de vele printlocaties in het dc. Als een medewerker via de headset het nummer van de printer noemt, rollen daar vier verzendlabels uit, één voor elke klant. Die labels worden op vier lege kratten geplakt, waarna het daadwerkelijke picken kan beginnen. SattStore verstrekt de pickopdrachten voor deze vier klanten via de headsets in de volgorde die wordt bepaald door de looproute. Het WMS noemt de picklocatie, waarna de medewerker die locatie opzoekt. Eenmaal aangekomen, wordt de picklocatie bevestigd door inspreken van de zogenaamde checkdigit. Dat is een controlegetal die erg klein onder de barcode op het locatielabel staat vermeld. "Dat hebben we met opzet gedaan om er zeker van te zijn dat de orderpicker daadwerkelijk voor de juiste picklocatie staat", vertelt Verhagen.
Een risico bij batchpicking is dat de gepickte artikelen in de verkeerde klantenbak belanden. Om dat te voorkomen, hebben Telstar en Consafe samen een kleursysteem bedacht. De vier locaties op de orderpickkarren hebben elk hun eigen kleur, rood, groen, geel en blauw. Op de verzendlabels die uit de printer rollen, staat al vermeld welke klant bij welke kleur hoort. Bij elke pickopdracht noemt SattStore niet alleen het aantal stuks dat moet worden gepickt, maar ook de kleur van de bak waarin die artikelen moeten worden gelegd. Verhagen: "We hebben met opzet kleuren gekozen die het meest met elkaar contrasteren."
Overlap in orders
De productiviteit bij batchpicking wordt voor een belangrijk deel bepaald door de mate waarin de verschillende orders bij elkaar passen. Als het WMS vier orders samenvoegt die elk in een ander deel van het dc moeten worden gepickt, heeft batchpicking weinig zin. De kunst is om vier orders te vinden die elkaar zoveel mogelijk overlappen.
In samenspraak met Telstar heeft Consafe daarvoor een special algoritme bedacht. Allereerst is elk orderpickgebied opgedeeld in verschillende zones, die bestaan uit gemiddeld zestien picklocaties. SattStore rekent uit hoeveel picks elke klant in elke zone heeft. Vervolgens wordt op basis van overlapping bekeken welke klanten het beste bij elkaar passen. “Als klant A tien picks in zone 1 heeft en klant B maar één, dan is duidelijk dat deze klanten niet goed bij elkaar passen”, licht Verhagen toe.
De overlap in de eerste zone die wordt aangedaan, weegt het zwaarst. Voor elke volgende zone neemt het gewicht steeds meer af. Voor deze parametersetting is gekozen omdat ervaring leert dat de bakken vrij snel vol zijn. Het heeft weinig zin om te kijken naar de overlap in de derde zone als na de tweede zone al niets meer in de bakken past.
Als een bak vol is, wordt die door de orderpicker gesloten. Via een commando wordt dat aan het WMS kenbaar gemaakt. Op dat moment komt het restant van de order direct weer beschikbaar voor een volgende orderpicker. Het WMS bekijkt opnieuw met welke andere drie orders deze deelorder de grootste overlap vertoont. Die vier (deel)orders worden weer samengevoegd tot een nieuwe batch.
Een andere optimalisatie betreft de routestrategie. Voorheen werden de orders gelopen volgens een enkelzijdige, S-vormige route. De orderpickers liepen zigzaggend door het magazijn, waarbij ze zich alleen maar op één zijde van de gang hoefden te concentreren. Dat zorgde weliswaar voor grote loopafstanden, maar leverde in de tijd van de papieren picklijsten minder fouten op. Nu lopen de orderpickers volgens een dubbelzijdige, S-vormige route. Omdat ze via hun headset de picklocatie toch moeten bevestigen, is de kans dat ze aan de verkeerde kant van het gangpad picken zeer klein geworden.
‘Reversed picking’
Telstar gebruikt de voicetechnologie niet alleen voor orderpicken, maar ook voor het inventariseren van de voorraad en het terugleggen van artikelen of aanvullen van picklocaties. Voor het inventariseren maakt Telstar gebruik van cyclecounting, waarbij automatisch een telopdracht wordt gegenereerd als de voorraad op een picklocatie onder een bepaald niveau komt. Daarnaast genereert Consafe speciale telopdrachten voor de voorraadbeheerders die een deel van de voorraad willen tellen, bijvoorbeeld de artikelen die niet zo snel lopen.
Het terugleggen van artikelen of aanvullen van picklocaties heet in SattStore ‘reversed picking’. In de gebieden met legborden worden via de conveyor bakken met artikelen aangevoerd die met behulp van voicetechnologie op de juiste locatie gelegd moeten worden. Bijzonder is dat Telstar voor reversed picking geen speciale mensen inplant. Als er een opdracht voor reversed picking klaar staat, wordt die gegeven aan de orderpicker die op dat moment beschikbaar is. De implementatie van voicepicking houdt in dat Telstar nu ook de al eerder geïnstalleerde conveyor intensief gaat gebruiken. Deze conveyor verbindt alle verschillende orderpickgebieden met elkaar. De bakken die vol zijn, worden op deze conveyor geplaatst en op de expeditievloer weer handmatig uitgesorteerd.
Tegelijk met de implementatie van voicepicking is ook de retourenverwerking geoptimaliseerd. De goederen die vanuit de winkels retour komen, bijvoorbeeld omdat het seizoen voorbij is, worden middels handterminals afgehandeld. Daarnaast heeft Telstar SattStore’s module voor labelmanagement geïmplementeerd. Dat betekent dat het bedrijf voor het printen van verzendlabels voor vervoerders als DHL, TNT en DPD geen verschillende systemen hoeft te gebruiken.
Rust in het dc
De implementatie van voicepicking verliep zonder noemenswaardige problemen. In januari 2009 werd het project gestart, in april was de eerste fase afgerond en in september was Telstar live met voicepicking. “Binnen tijd en binnen budget. Een droomproject”, stelt Verhagen.
Het project werpt zijn vruchten af. Een half jaar na de ingebruikname signaleerde Telstar al een vermindering van het aantal pickfouten met zestig procent. De productiviteit in het hele magazijn is met tien procent gestegen. De productiviteit van de orderpickers verschilt per gebied. In sommige gebieden kan Telstar nu met de helft van het aantal mensen toe. Verhagen schat dat het aantal van 60 FTE in het magazijn omlaag is gegaan met 10.
Ook de mensen zijn enthousiast, zoals ook key-user Géke van der Weerd beaamt. "Wat een groot verschil is met voorheen, is de rust in het dc. Voorheen liep elke orderpicker rond met een elektrische pallettruck en een groot aantal kratten. Nu loopt iedereen met een kar. Die headset is in het begin wel even wennen, maar nu voel je niet eens meer dat je ‘m op hebt", zegt Van der Weerd.
"We zijn nu op een niveau dat mensen niet meer terugwillen", weet Verhagen. "We zijn zelfs van plan om een seniordialoog te ontwikkelen. Dat is een dialoog voor ervaren orderpickers die niet voortdurend hele volzinnen willen horen."
Meer over de klant
Telstar Trading is een volledige dochteronderneming van ANWB. Het bedrijf is groot geworden met de kledinglijn Human Nature, dat niet alleen in de 130 ANWB-winkels ligt maar ook in de winkels van ANWB’s zusterorganisaties in Europa. Daarnaast distribueert Telstar Trading de reisartikelen, kaarten, boek, reisgidsen en waardedocumenten van ANWB. In totaal worden vanuit het distributiecentrum in Harderwijk 250 winkels in Nederland, België en Duitsland beleverd. Onlangs zijn twee nieuwe kledinglijnen opgestart: Resq in samenwerking met Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij (KNRM) en Pinhigh Clothing in samenwerking met Pinhigh Golftravel.
Kijk voor meer informatie op www.telstar-trading.nl
Voor meer informatie: www.consafelogistics.nl of neem contact op met:
Ronald Schepers
Consafe Logistics B.V.
Tel.: +31 165 319 797
Email: ronald.schepers@nl.consafelogistics.com