BERG Toys besloot voor het nieuwe warehouse een separaat warehouse management systeem te kiezen. De fabrikant van buitenspeelgoed tekende voor Astro WMS van Consafe Logistics. Dit WMS zorgt niet alleen voor minder pickfouten, een hogere productiviteit en een betere voorraadbetrouwbaarheid, maar maakt het werk ook nog eens eenvoudiger. "Iedereen is nu getraind om op een truck te stappen en orders te verzamelen."
Heel even heeft BERG Toys overwogen om de logistiek uit te besteden aan een gespecialiseerde dienstverlener. Dat idee liet de fabrikant van buitenspeelgoed echter snel weer varen. "We willen richting onze klanten een bepaald serviceniveau kunnen garanderen. We hadden er geen vertrouwen in dat een externe partij dat beter kon dan wijzelf", vertelt operationeel directeur Marino Sonnemans.
Deze woorden geven goed weer waar BERG Toys voor staat. Het bedrijf van Henk van den BERG, die 25 jaar geleden begon met het lassen van skelters op de boerderij van zijn vader, laat niets aan het toeval over. Het warehouse, pal langs de A12 in Ede, ademt een en al kwaliteit. Een mooi voorbeeld vormen de twee orderpickstraten in het magazijn. In beide straten zijn tilhulpen gemonteerd die dankzij een speciale bovenloopconstructie tijdens de hele pickronde met de orderpicker kunnen meebewegen. De twee tilhulpen sparen de ruggen van de mensen en helpen bovendien schade aan producten en verpakkingen te voorkomen.
Availability to deliver
Een nieuw warehouse was hoogstnoodzakelijk voor BERG Toys. De productiefaciliteit in Wekerom enkele kilometers verderop was te klein geworden om alle voorraad op te slaan. Op een gegeven moment lagen de goederen verspreid over veertien verschillende locaties. Eén persoon had er een dagtaak aan om tussen de locaties heen en weer te pendelen. "Met zoveel locaties is het niet efficiënt orderpicken", zegt Sonnemans met gevoel voor understatement.
In februari 2009 was het nieuwe warehouse klaar voor gebruik. De hal meet 6500 vierkante meter, is 13 meter hoog en biedt ruimte aan 9000 pallets. Op de pallets liggen voornamelijk skelters en trampolines. Bij skelters gaat het om zo’n 80 verschillende modellen, bij trampolines om bijna 20. "Zoals gezegd is het serviceniveau voor ons erg belangrijk", stelt Annemiek Boogaarts, directeur financiën en ICT van BERG Toys. "Als kinderen behoefte hebben aan een skelter, willen ze die ook zo snel mogelijk hebben. De ‘availability to deliver’ is vaak net zo belangrijk als het product zelf. We hebben daarom liever wat meer voorraad, als we maar altijd kunnen uitleveren."
Een deel van de productie is uitbesteed aan China, waar jaarlijks zo’n 250 zeecontainers vandaan komen. In het laagseizoen dienen de acht vaste warehousemedewerkers zo’n 200 picks per dag af te handelen. In het hoogseizoen, dat loopt van het vroege voorjaar tot halverwege de zomer, loopt dat op tot zo’n 1000 picks per dag. Daarvoor schakelt BERG Toys dan vijf tijdelijke krachten in. "Dit jaar gaan we voor het eerst in ploegen werken. In het verleden probeerden we de pieken op te vangen door de populatie in het warehouse uit te breiden. Door in ploegen te werken, blijft de rust behouden en wordt kans op fouten kleiner", vertelt Sonnemans.
Separaat WMS
Toen de plannen van BERG Toys voor een nieuw warehouse steeds concretere vormen aannam, werd ook een andere vraag actueel: hoe gaan we het warehouse straks aansturen? Duidelijk was dat het bestaande ERP-systeem onvoldoende functionaliteit bood. In dit systeem, Dynamics NAV van Microsoft Business Solutions, was het bijvoorbeeld niet mogelijk om de voorraad van één artikelsoort over meerdere opslaglocaties te verspreiden. BERG Toys heeft soms wel veertig pallets van één skelter-model op voorraad. Het was geen optie om het ERP-pakket aan te vullen met nog meer maatwerk dan tijdens de implementatie in 2003 al was gebeurd. "Door al dat maatwerk ontbrak het aan overzicht over de processen. Bovendien worden upgrades daardoor veel complexer. Maatwerk belemmert je enorm", vertelt logistiek manager Hans Thomassen.
Dat de keus uiteindelijk op een separaat warehouse management systeem viel, had ook nog een andere reden. “BERG Toys is een sterk groeiend bedrijf. Het is nu nog onduidelijk wat over vijf jaar onze behoeftes op het gebied van ERP zijn. Als we ooit een ander ERP-systeem willen implementeren, moet de operatie in het warehouse ongestoord kunnen doorgaan. Dat wordt lastig als we de WMS-module van een ERP-systeem gebruiken”, vertelt ICT-manager Henk van de Stroet. Met hulp van zelfstandig adviseur Jacques Bähler ging BERG Toys op zoek naar een geschikt WMS. Die zoektocht eindigde bij twee WMS-leveranciers, die elkaar in functionaliteit weinig ontliepen. Uiteindelijk viel de keus op Astro, het WMS van Consafe Logistics. De mensen van deze softwareleverancier gaven de doorslag. "Als je zo’n groot project start, is de onderlinge klik tussen de partijen belangrijk. Die klik was er met Consafe zeker", meent Van de Stroet. Warehouse manager Wim Hol kan dat volledig beamen. "Wat die klik nu precies is? Dat je een heel antwoord op een halve vraag krijgt." Dat de pre-sales consultants van Consafe ook de daadwerkelijke implementatie deden, heeft daarbij zeker meegespeeld.
Uitstel
BERG Toys had aanvankelijk een korte implementatie in gedachten. Het contract met Consafe Logistics werd in april 2008 ondertekend. Op 1 januari 2009 had de speelgoedfabrikant operationeel willen zijn. Dat liep anders. In de eerste plaats liep de bouw van het nieuwe warehouse vertraging op, waardoor het pand niet op 1 januari 2009 in gebruik kon worden genomen. Daarnaast gaf de communicatie met de centrale server in Wekerom problemen.
Een optie was het uitstellen van de implementatie tot april 2009. Dat leek geen goed idee. "Dan is het hoogseizoen net begonnen. Dat is geen handig moment om live te gaan",
stelt Sonnemans. "Bovendien hadden we net een start gemaakt met het verhuizen van onze voorraden naar Ede. Tegelijkertijd verhuizen en een nieuw systeem in gebruik nemen, daar heb ik geen goede ervaringen mee." BERG Toys besloot de ingebruikname maar direct uit te stellen tot oktober 2009.
De implementatie zelf was opgeknipt in verschillende fases. Als eerste werden alle bestaande en nieuwe processen goed op papier gezet. Op basis daarvan is vervolgens Astro ingericht. Daarna moesten de interfaces met het ERP-systeem worden gemaakt. Tot slot brak de testfase aan. "Uiteindelijk hebben we die extra tijd tot oktober wel nodig gehad. Met name het bouwen van de interfaces hebben we onderschat", aldus Van de Stroet.
De ingebruikname zelf gaf nog wat complicaties. Direct nadat de knop van Astro was omgezet, bleek de eerste pickopdracht al problemen op te leveren. In een bepaald deel van het warehouse bleken de artikelen niet op de verwachte locatie te liggen. Uiteindelijk bleek de oorzaak te liggen bij de inventarisatie van de voorraad een paar dagen eerder. "Op dat moment blijkt de waarde van een goede partner. De mensen van Consafe Logistics hebben het hoofd koel gehouden en zijn de hele avond gebleven om het probleem op te lossen", stelt Van de Stroet.
Nadat het probleem was opgelost, was er eigenlijk geen vuiltje meer aan de lucht. Alle medewerkers, inclusief de Poolssprekende, hadden de nieuwe werkwijze snel onder de knie. "We hebben nogal wat mensen die allesbehalve ervaren computergebruikers zijn. Maar juist de mensen waarvan je het niet verwacht, zijn het meest tevreden", kijkt Sonnemans terug.
Dubbeldiep opslaan
Nu Astro draait zijn de papieren picklijsten vervangen door barcodescanners en heftruckterminals, eveneens geleverd door Consafe Logistics. Dankzij de barcodescanners is BERG Toys nu in staat tot tracking en tracing. Dat begint al bij de goederenontvangst, als elke pallet zijn eigen barcode krijgt. In het WMS wordt exact geregistreerd welk serienummer of batchnummer op welke pallet staat.
In de meeste warehouses krijgen de orderpickers hun pickopdrachten één voor één op het scherm te zien. Niet bij BERG Toys. In Ede beschikken de magazijntrucks over grote terminals, die telkens een overzicht van vijf of zes orderregels geven. Dat is nodig om de orderpicker de juiste pick- en stapelvolgorde te kunnen laten bepalen. Het mag immers niet gebeuren dat het ene product beschadigt raakt door het andere. "Trampolines bijvoorbeeld moeten altijd rechtop worden geplaatst. Wat het extra complex maakt, is dat het gewicht niet evenredig over de verpakkingen is verdeeld", schetst Hol.
Voorbij is de extra controleslag van vroeger. Nadat een order was gepickt, werd in de oude situatie aan de hand van de paklijst de hele order nog eens extra gecontroleerd. Doordat de orderpickers nu elke pick bevestigen met een scan, is de foutenkans enorm gereduceerd. De pallets in het magazijn worden dubbeldiep opgeslagen. Dat levert BERG Toys een hogere opslagdichtheid op, maar brengt ook beperkingen met zich mee. De brandweer in Ede verbiedt het namelijk om in één huis (alle locaties tussen twee staanders) blokpallets en europallets door elkaar te gebruiken. Dat zou immers betekenen dat de pallets niet recht onder elkaar staan, waardoor in geval van brand het bluswater uit de sprinklerinstallatie zigzaggend zijn weg naar beneden moet vinden. Het WMS is daarom nu zo ingericht dat een blok- of europallet alleen nog maar een locatie in een huis met soortgelijke pallets krijgt toegewezen.
Helemaal maatwerkvrij is het WMS van BERG Toys niet. Consafe Logistics heeft iets extra’s geprogrammeerd voor de kwaliteitscontrole op binnenkomende goederen. De goederen die steekproefsgewijs worden gecontroleerd, worden weliswaar gewoon ingeslagen, maar nog niet vrijgegeven. Ook in het ERP-systeem staan deze artikelen nog niet als verkoopbare voorraad geregistreerd. De kwaliteitscontroleurs kunnen vervolgens in het WMS zien wat is binnengekomen en eventueel een monster nemen. Als zij akkoord zijn, worden deze artikelen alsnog vrijgegeven. Sonnemans: "Maar ik ga daar wel een tijdslimiet aan vasthangen. In het warehouse krijgen we ook onderdelen voor de productie in Wekerom binnen. We kunnen niet hebben dat daar 40 man duimen staan te draaien omdat de kwaliteitscontrole nog niet heeft plaatsgevonden."
Voorraden dalen
Nu het systeem volledig draait, kijkt BERG Toys positief terug. Het logistieke proces is nu volledig onder controle. Vooral het feit dat de speelgoedfabrikant nu papierloos en realtime werkt, zien ze als een groot voordeel. Artikelen die zijn gepickt, worden nu direct afgeboekt van de voorraad. "Bovendien is het systeem behoorlijk ‘idiot proof’. Iedereen kan nu in feite op een truck stappen en orders verzamelen", aldus Sonnemans. "We leunen niet meer op mensen, maar op het systeem. We zijn niet meer afhankelijk van mensen die wel of geen vrije dag hebben." Hol benadrukt dat nu ook efficiënter wordt gewerkt. "We doen nu meer met hetzelfde aantal mensen".
Financieel directeur Boogaarts noemt de betrouwbare voorraadadministratie en de stijging van de omloopsnelheid als winstpunt. "We hebben nu veel beter zicht op onze voorraden dan voorheen. Bovendien is de voorraadnauwkeurigheid dankzij cyclecounting een stuk beter. We weten nu precies wat er in het magazijn staat. Hoewel we flink groeien, ook in deze tijd, dalen onze voorraden."
Cijfers over de leverbetrouwbaarheid is BERG Toys nog aan het verzamelen. "Het service level was begroot op 97 procent. Ik denk dat we daar al boven zitten", stelt Sonnemans.
Nu de implementatie is afgerond, blijft BERG Toys niet stilzitten. Het bedrijf levert aan steeds meer landen, waardoor steeds meer de behoefte aan voorraadpunten elders in Europa ontstaat. In Ierland bijvoorbeeld, dat vanwege de lange transporttijden lastig is te bedienen vanuit Ede. BERG Toys beschikt nu over een WMS dat ook die andere magazijnen desgewenst kan aansturen. Daarnaast wil BERG Toys aan de slag met EDI, en dan met name de vooraanmelding van goederen. Tot slot wil BERG Toys meer grip krijgen op de retourstromen. Dat betreft niet alleen de reparaties aan skelters, maar ook het verpakkingsafval. Sonnemans: "Op dat vlak gaat nog heel wat op ons afkomen."
Over BERG Toys
Spelen is leuk en buiten spelen al helemaal! BERG Toys vindt het belangrijk dat kinderen op avontuur gaan en de wereld ontdekken. Dat deed Henk van den Berg ook. Op 15-jarige leeftijd bouwde hij zijn eerste skelter op de boerderij van zijn vader. Een kwart eeuw later levert BERG Toys skelters aan vijftig landen in de hele wereld. Zes jaar geleden zijn daar trampolines bijgekomen.
BERG Toys streeft ernaar om op duurzame wijze zoveel mogelijk kinderen in staat te stellen om te komen tot creatief en actief samenspel. ‘Ieder kind verdient een BERG’. Vandaag de dag is BERG Toys één van de belangrijkste spelers in outdoor speelgoed.
Meer weten? Kijk op www.BERGtoys.nl
Voor meer informatie: www.consafelogistics.nl of neem contact op met:
Ronald Schepers
Consafe Logistics B.V.
Tel.: +31 165 319 797
Email: ronald.schepers@nl.consafelogistics.com